Izjava o varstvu osebnih podatkov

Zaščita vaših osebnih podatkov je za nas zelo pomembna. Zato vaše osebne podatke obdelujemo izključno na podlagi zakonskih določb med drugim upoštevamo tudi Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba GDPR). Z izjavo o varstvu podatkov vas želimo obvestiti o obdelavi vaših podatkov v našem podjetju ter o vaših pravicah v zvezi z varstvom podatkov.

1. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov in na koga se lahko obrnete?

Odgovorna oseba za obdelavo vaših osebnih podatkov je Javni stanovanjski sklad Mestne občine Novo mesto (v nadaljevanju: sklad).

Sklad: Javni stanovanjski sklad Mestne občine Novo mesto
Naslov podjetja: Seidlova cesta 01, 8000 Novo mesto
Poslovni naslov: Germova ulica 6, 8000 Novo mesto
Spletni naslov: https://www.jss-monm.si/.
Tel: 08 200 72 81
E-naslov: info@jss-monm.si

Odgovorna oseba za varstvo osebnih podatkov: Mag. Bojan Rajer, direktor

2. Kateri podatki se obdelujejo in iz katerih virov izhajajo?

Sklad je upravljavec osebnih podatkov in zbira, hrani in obdeluje vaše osebne podatke le za namen, zaradi katerega so bili z vaše strani posredovani, pri čemer upošteva načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, določena v 5. čl. GDPR. Sklad v okviru svoje registrirane dejavnosti in danih javnih pooblastil pridobiva vaše osebne podatke tudi iz evidenc osebnih podatkov drugih upravljavcev. Z vašimi osebnimi podatki upravljamo z največjo skrbnostjo, upoštevajoč veljavno področno zakonodajo in zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov. Za varnost vaših osebnih podatkov med drugim skrbimo z organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki ter zunanjimi strokovnjaki z namenom večje zaščite vaših osebnih podatkov. Pri tem uporabljamo ustrezno stopnjo zaščite in razumne fizične, elektronske in administrativne ukrepe, s katerimi zbrane podatke varujemo pred nenamernim ali nezakonskim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem osebnih podatkov ali pred nepooblaščenim dostopom do osebnih podatkov, ki so bili preneseni, shranjeni ali drugače obdelani.

Če ste uporabnik storitev ali naročnik storitev, ki jih nudi sklad, o vas zbiramo osebne podatke, ki jih potrebujemo za izvajanje storitev, ki ste jih naročili oz. ki jih uporabljate. 

Sklad zbira osnove podatke za komuniciranje: ime in priimek, poštni naslov stalnega bivališča, E-naslov, telefonska številka.

Sklad v okviru opravljanja svoje dejavnosti med osebne podatke strank uvršča tudi naslednje podatke po 11.a členu SZ-1 (Ur.l.RS, št. Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19, 189/20 – ZFRO in 90/21): 

  • Ministrstva za notranje zadeve – podatke iz centralnega registra prebivalstva (osebno ime, EMŠO, davčna številka), podatke o gospodinjstvu iz evidence gospodinjstev (osebno ime in EMŠO oseb v skupnem gospodinjstvu) ter iz evidence registriranih vozil podatke o lastništvu vozila in o vozilu;
  • Centrov za socialno delo – podatke o višini, obdobju upravičenosti in o datumu izplačila porodniškega nadomestila, očetovskega nadomestila, nadomestila za nego in varstvo otroka, posvojiteljskega nadomestila, starševskega dodatka, dodatka za nego otroka, ki potrebuje posebno varstvo;
  • Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije – podatke o uživalcih pravic pokojninskega in invalidskega zavarovanja, ki jih izplačuje Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje (o vrsti, višini, datumu izplačila in datumu upravičenosti do posamezne pravice), in podatke o višini, datumu izplačila in datumu upravičenosti do dodatka za tujo nego in pomoč ter nadomestila za invalidnost;
  • Zavoda Republike Slovenije za zaposlovanje – podatke o višini, obdobju upravičenosti, datumu izplačila dodatka za aktivnost;
  • Jamstvenega in preživninskega sklada Republike Slovenije – podatke o višini, obdobju upravičenosti do nadomestil preživnine in izplačilih ob insolventnosti delodajalca;
  • Finančne uprave Republike Slovenije – v skladu z zakonom, ki ureja davčni postopek, podatke o dohodkih v skladu z zakonom, ki ureja dohodnino, ki niso oproščeni plačila dohodnine, podatke o davku in obveznih prispevkih za socialno varnost, ki se nanašajo na te dohodke, in podatke o normiranih oziroma dejanskih stroških, ki se nanašajo na te dohodke;
  • Geodetske uprave Republike Slovenije – podatke o vrednosti nepremičnin, podatke o vrsti nepremičnine, podatke o površini stanovanja;
  • Uprave Republike Slovenije za pomorstvo – podatke o lastništvu vodnih plovil posamezne osebe ter o vodnem plovilu;
  • okrajnih sodišč – podatke o lastništvu nepremičnin posamezne osebe;
  • Agencije Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve – podatke o vrednosti lastniških deležev, podatek o višini dobička zasebnikov in pravnih oseb, podatek o številki transakcijskega računa;
  • Kapitalske družbe – podatke o višinah pokojninskih rent in odkupnih vrednostih;
  • Finančnih institucij po zakonu, ki ureja bančništvo – podatke o prihodkih oziroma prejemkih na transakcijskih računih, podatke o višini sredstev na varčevalnih računih, podatke o višini depozitov, podatke o premoženjskih pravicah iz poddepoja finančnih instrumentov, podatke o imetnikih enot premoženja investicijskih skladov, o številu enot, vrednosti enote ter podatke o skladu;
  • Javnega sklada Republike Slovenije za razvoj kadrov in štipendije – obdobje upravičenosti do štipendije.

Uporabniki spletne strani sklada se lahko vselej prostovoljno odločite ali boste preko spletnega obrazca stopili v stik z nami in katera morebitna brezplačna interaktivna orodja boste na spletni strani uporabljali. Pri uporabi brezplačnih interaktivnih orodij uporabnikov ni mogoče identificirati. Posamezniki lahko na elektronske naslove, objavljene na  naših spletnih straneh, naslovite tudi elektronsko sporočilo. V tem primeru se prostovoljno odločite, katere osebne podatke nam želite zaupati.

Ob vsakem obisku spletnih strani, ki jih upravlja sklad se na spletnem strežniku avtomatsko shranjuje dnevniška datoteka spletnega strežnika (npr. IP-številka – številka, ki identificira posamezen računalnik oz. drugo napravo na spletu; verzija brskalnika, obiskana podstran, čas in trajanje obiska, stran, s katere je bila zahtevana datoteka, datum in uro zahteve, čas, porabljen na spletni strani, količina prenesenih podatkov, status dostopa – ali je bila datoteka prenesena ali ni bila najdena in podobno).

V sklopu teh namenov spletne strani uporabljajo piškotke, katerih narava je podrobneje predstavljena v Politiki uporabe piškotkov na spletni strani. Ti podatki se obdelujejo z namenom vodenja statistike obiskov na naši spletni strani, za izboljšanje delovanja spletnih strani in za zagotavljanje varnosti informacijskih sistemov.  

V primeru uporabe digitalnih socialnih omrežij je pomembno, da se posamezniki seznanijo tudi s pravili teh omrežij oz. z njihovimi politikami zasebnosti ter z nastavitvami zasebnosti.

Podrobnejše informacije o namenih in obsegu obdelovanja osebnih podatkov s strani ponudnikov digitalnih vsebin lahko pridobite neposredno pri ponudnikih teh storitev, upravljavcih socialnih digitalnih omrežij oziroma neposredno v okviru teh digitalnih socialnih omrežij. Sklad ne prevzema nobene odgovornosti za zaščito vaših osebnih podatkov v okviru socialnih omrežij, spletnih storitev ter vseh njim pripadajočih spletnih mest.

V okviru znanstvenih raziskav lahko poleg zgoraj navedenega obdelamo dodatne osebne podatke za vsako raziskavo ali študijo. Vrsta in obseg osebnih podatkov se lahko v teh primerih razlikujejo; dodatne informacije o tem bodo spremljale zadevno raziskavo ali študijo.

3. Za katere namene in na kakšni pravni podlagi se vaši osebni podatki zbirajo, hranijo in obdelujejo?

a. Obdelava na podlagi pogodbe:

V okviru izvrševanja pogodbenih pravic in izpolnjevanja pogodbenih obveznosti, sklad obdeluje vaše osebne podatke za namene identifikacijo posameznika, pripravo ponudbe, sklenitev pogodbe, pri zagotavljanju storitev, obveščanju o morebitnih spremembah, dodatnih podrobnostih in navodilih za uporabo storitev, za reševanje morebitnih tehničnih težav, ugovorov ali reklamacij, obračunavanje storitev ter za druge namene, potrebne za izvajanje ali sklepanje pogodbenega razmerja med skladom in posameznikom.

Pri tem sklad uporablja lastne evidence osebnih podatkov, kot tudi evidence osebnih podatkov institucij, navedenih v 11.a členu SZ-1.  

b. Obdelava na podlagi zakonskih obveznosti:

Obdelovanje vaših podatkov je potrebno za izpolnjevanje različnih zakonskih pravic in obveznosti, ki jih opredeljuje veljavna zakonodaja in podzakonski predpisi. 

Obdelovanje vaših podatkov je potrebno pri izvajanju upravnih pooblastil dodeljenih skladu. 

c. Obdelava na podlagi zakonitega interesa:

Zaradi ravnovesja interesov lahko obdelavo vaših osebnih podatkov izvedemo za namen varovanja zakonitih interesov nas samih ali tretjih oseb. V vsakem primeru se obdelava podatkov izvaja v naslednjih primerih za varovanje zakonitih interesov: 

  • ukrepi za poslovno upravljanje in nadaljnji razvoj storitev in produktov;
  • vodenje baze podatkov strank za izboljšanje storitev za stranke;
  • ukrepi za zaščito pred nezakonitim ravnanjem;
  • v okviru upravnih in pravnih postopkov.

To pomeni, da vaše podatke obdelujemo za:

  • zagotavljanje, vzdrževanje in izboljšanje naših storitev za potrebe naših strank,
  • razvijanje novih storitev, uporabnih za naše stranke,
  • razumevanje, kako posamezne stranke uporabljajo naše storitve, da zagotovimo in izboljšamo učinkovitost delovanja naših storitev,
  • prilagajanje naših storitev, da strankam zagotovimo boljšo uporabniško izkušnjo,
  • obveščanje o dogodkih, novostih in ostalih aktivnostih sklada,
  • zagotavljanje oglaševanja, da so lahko nekatere naše storitve na voljo brezplačno našim strankam,
  • odkrivanje, preprečevanje ali drugačno obravnavanje prevar, zlorab in varnostnih ali tehničnih težav v naših storitvah,
  • zaščita pred kršitvijo pravic ali varnosti naših strank pred morebitno škodo na njihovi lastnini, kot zahteva ali dovoljuje zakonodaja,
  • izvajanje raziskav, ki izboljšujejo naše storitve za naše stranke in koristijo javnosti,
  • izpolnjevanje obveznosti do naših partnerjev, kot so razvijalci in imetniki pravic,
  • uveljavljanje pravnih zahtevkov, vključno s preiskavo morebitnih kršitev veljavnih pogojev storitve.

d. Obdelava na podlagi vašega soglasja:

Vaše soglasje na primer potrebujemo za zagotavljanje prilagojenih storitev, kot so npr. oglasi sklada. Obveščanje se izvaja prek informacijskih kanalov, ki ste jih je v soglasju izbrali. Obveščanje z uporabo e-poštnega naslova lahko vključuje posredovanje e-poštnega naslova zunanjemu obdelovalcu z namenom prikaza oglasnih sporočil podjetja med brskanjem na spletu.

Vaše soglasje potrebujemo tudi za sodelovanje v anketah, nagradnih igrah, pri čemer bo vsak udeleženec moral, v kolikor se odloči sodelovati v nagradni igri ali anketi, soglašati s splošnimi določili posamezne nagradne igre ali ankete. 

Vaše soglasje lahko kadarkoli umaknete oziroma spremenite na enak način, kot je bilo soglasje dano ali na drug način, kot ga opredeli sklad, pri čemer si pridržujemo pravico da predhodno preverimo vašo identiteto. Umik oziroma sprememba soglasja se nanaša le na podatke, ki se obdelujejo na podlagi soglasja in ne na podatke, katerih obdelava se izvaja na podlagi druge pravne podlage. Veljavno je vaše zadnje podano soglasje. Možnost preklica soglasja ne predstavlja odstopnega upravičenja v poslovnem razmerju posameznika do sklada. V kolikor ste mladoletni potrebujemo pisno soglasje od staršev, rejnikov ali vašega skrbnika. Takšno soglasje bo veljalo dokler ga eden od staršev, rejnik ali skrbnik oziroma sami, ko skladno z veljavno zakonodajo to pravico pridobite, ne prekličete ali spremenite. 

Kjer soglasje vključuje neposredno trženje na podlagi vašega profila, lahko sklad izvaja vaše profiliranje na podlagi naročenih storitev, dejansko izvedenih storitev in drugih podatkov, ki jih je sklad na podlagi soglasja zbral o vas. Profiliranje lahko ima za posledico ponudbo, oziroma informacijo o ponudbi sklada, ki je prilagojena vam, vendar za vas v nobenem primeru ne ustvarja pravnih obveznosti. 

Podatki, za katere je dana vaša privolitev, se v odsotnosti preklica obdelujejo do treh let po prenehanju poslovnega razmerja s skladom.

Komu sklad posreduje moje osebne podatke?

Vaših osebnih podatkov ne razkrivamo podjetjem, organizacijam ali posameznikom zunaj podjetja, razen v primerih:

  1. Osebne podatke bomo posredovali tretjim osebam samo z vašim soglasjem.
  2. Osebne podatke damo na voljo svojim povezanim osebam in drugim zaupanja vrednim podjetjem, institucijam ali posameznikom (pogodbeni obdelovalci osebnih podatkov), da jih obdelujejo v našem imenu, po naših navodilih ter skladno z našo izjavo o varstvu osebnih podatkov in vsemi drugimi ustreznimi ukrepi za zagotavljanje zaupnosti in varnosti. Pogodbene obdelovalce osebnih podatkov na primer uporabljamo za pomoč pri podpori našim uporabnikom.
  3. Osebne podatke bomo razkrili zunaj sklada, če v dobri veri verjamemo, da so dostop do takih podatkov, njihova uporaba, hranjenje ali razkritje razumno potrebni za:
    1. upoštevanje morebitnih veljavnih predpisov, zakonodaje, upravnih in pravnih postopkov ali izvršljivih aktov državnih organov;
    2. uveljavljanje veljavnih pogojev storitve, vključno s preiskovanjem morebitnih kršitev;
    3. odkrivanje, preprečevanje ali drugačno obravnavanje prevar in varnostnih ali tehničnih težav;
    4. zaščito pred kršitvijo pravic ali varnosti podjetja, njegovih uporabnikov ali javnosti ter pred škodo na njihovi lastnini, kot to zahteva ali dovoli zakonodaja.

Javno in našim pogodbenim partnerjem, kot so izdajatelji, oglaševalci, razvijalci ali imetniki pravic, lahko razkrijemo podatke, ki ne omogočajo osebne prepoznave. Podatke lahko na primer javno objavimo, da prikažemo gibanja na področju splošne uporabe naših storitev. Določenim partnerjem dovolimo tudi zbiranje podatkov iz vašega brskalnika ali naprave za namene oglaševanja in merjenja, in sicer z uporabo njihovih piškotkov ali podobnih tehnologij.

Obdobje hrambe osebnih podatkov

Obdobje hrambe podatkov je določeno glede na kategorijo posameznih podatkov. Podatke hranimo največ toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, zaradi katerega so bili zbrani ali nadalje obdelani oziroma do poteka zastaralnih rokov za izpolnitev obveznosti ali zakonsko predpisanega roka hrambe.

Obračunski podatki in z njimi povezani kontaktni podatki o posameznikih se lahko za namen izpolnjevanja pogodbenih obveznosti hranijo do popolnega plačila storitve oziroma najdlje do poteka zastaralnih rokov v zvezi s posamezno terjatvijo, ki lahko po zakonu znaša od enega do petih let. Računi se hranijo še 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša v skladu z zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost.

Drugi podatki, ki smo jih pridobili na podlagi vašega soglasja, hranimo za čas trajanja poslovnega razmerja in še 3 leta po prenehanju, razen v kolikor zakon določa daljši rok hrambe. V kolikor posameznik, ki je dal soglasje za obdelavo osebnih podatkov, ni vstopil v poslovno razmerje z nami, njegovo soglasje velja 3 leta od njegove podaje oziroma do njegovega preklica.

Za namen preprečitve zlorab oziroma prevar se podatki o zgodovini ugotovljenih zlorab oziroma prevar v povezavi s posameznikom lahko hranijo še pet let po prenehanju poslovnega razmerja (npr. IP-naslov).

Po poteku obdobja hrambe se podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če zakon za posamezno vrsto podatkov ne določa drugače.

Pravice Posameznikov v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

V skladu z določili Splošne uredbe GDPR, imate v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov naslednje pravice: 

Pravica vedeti in pravica do dostopa do tvojih osebnih podatkov. Ta pravica vam omogoča vedeti in razumeti, na kakšen način in zakaj se bodo zbirali in obdelovali vaši osebni podatki, kdo jih bo obdeloval in koliko časa bodo hranjeni. Vi ali vaš zakoniti zastopnik lahko vložita pisno zahtevo za prejem kopije osebnih podatkov, ki jih vodimo o tebi.

Pravica zahtevati popravek katerega koli podatka, ki ga vodimo o vas. To vam omogoča, da so vsi nepopolni ali netočni podatki, ki jih imamo o tebi, popravljeni, toda preveriti bomo morali točnost novih podatkov, ki nam jih posredujete.

Pravica zahtevati omejitev obdelave vaših osebnih podatkov. To vam omogoča, da ustavite obdelavo vaših osebnih podatkov v naslednjih primerih: (a) če želite, da natančno preverimo točnost podatkov; (b) kadar je naša uporaba podatkov nezakonita; (c) kadar moramo vaše podatke hraniti, tudi če jih ne zahtevamo več, ker jih potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali (d) kadar ste nasprotovali naši uporabi vaših podatkov, vendar moramo preveriti, ali imamo prednostne zakonite razloge za njihovo uporabo.

Pravica do zahteve za izbris vaših osebnih podatkov. Ta omogoča, da nas zaprosite za izbris ali odstranitev osebnih podatkov, kadar ni več tehtnega razloga za njihovo nadaljnjo obdelavo. Ravno tako imate pravico, da nas zaprosite za izbris ali odstranitev osebnih podatkov po uspešno uveljavljeni pravici do ugovarjanja obdelave (glej spodaj), kadar smo morda nezakonito obdelali vaše podatke ali kadar smo morali vaše osebne podatke izbrisati za dosego skladnosti s področno zakonodajo. Upoštevajte, da smo za nekatere namene zakonsko zavezani obdržati vaše podatke. 

Pravica do ugovora glede obdelave osebnih podatkov, kadar se zanašamo na zakonite interese (ali interese tretjih strank) in kadar zaradi svojih posebnih okoliščin želite ugovarjati obdelavi na tej podlagi, saj menite, da to vpliva na vaše temeljne pravice in svoboščine. Ravno tako imate pravico do ugovora pri obdelavi osebnih podatkov za neposredne tržne namene. V nekaterih primerih imamo utemeljene zakonite razloge za obdelavo tvojih osebnih podatkov, ki prevladajo nad vašimi pravicami in svoboščinami.

Pravica do zahteve za prenos osebnih podatkov vam ali tretji osebi. Vam ali tretji osebi po vaši izbiri bomo zagotovili vaše osebne podatke v strukturirani, splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki. Upoštevajte, da ta pravica velja samo za avtomatizirane podatke, za katere ste nam na začetku podali soglasje za uporabo ali kadar smo podatke uporabili za izvajanje medsebojne pogodbe.

Pravica do umika vašega soglasja za obdelavo vaših osebnih podatkov v katerem koli trenutku. To ne vpliva na zakonitost morebitne obdelave, ki smo jo že izvedli na predhodno podanem soglasju.

Za dostop do osebnih podatkov vam ne bo treba plačati nadomestila (ali za izvajanje kakršnih koli pravic). Vendar vam lahko razumno nadomestilo zaračunamo, če je vaša zahteva neutemeljena, se ponavlja ali je pretirana. V takih primerih lahko izpolnitev vaše zahteve tudi zavrnemo.

Na vse zakonite zahteve poskusimo odgovoriti v enem mesecu. Občasno potrebujemo več kot mesec dni, če je zahteva posebno zapletena ali če ste oddali več zahtev. V tem primeru vas bomo s tem seznanili in vas sproti obveščali.

Poleg tega imate pravico, da kadar koli podate pritožbo pristojnemu organu za varstvo podatkov.

Preden podate pritožbo organu za varstvo podatkov, bi želeli imeti priložnost za obravnavo vaših zadev na prvi stopnji, zato se najprej obrnite na nas preko naših kontaktov za stik.

Končne določbe

Izjavo o varstvu osebnih podatkov občasno spremenimo. Vaših pravic iz te izjave o varstvu osebnih podatkov ne bomo okrnili brez vašega izrecnega soglasja. Datum objave izjave o varstvu osebnih podatkov je vedno naveden spodaj, ogledate pa si lahko tudi arhivirane različice. Če so spremembe večje, bomo prikazali vidnejše obvestilo (ob nekaterih večjih spremembah vam bomo poslali tudi obvestilo na vaš elektronski naslov).

Za vse, kar ni urejeno v tej izjavi o varstvu osebnih podatkov, se uporablja veljavna zakonodaja s področja varstva osebnih podatkov.

 

Novo mesto, dne 25.11.2022

Javni stanovanjski sklad Mestne občine Novo mesto